Modestine Lesquoy, archiviste de l’université - Université Bordeaux Montaigne
Modestine Lesquoy, archiviste de l’université
Mis à jour le 2 février 2024
Modestine Lesquoy est archiviste de l’Université Bordeaux Montaigne depuis septembre 2021. Elle détaille en quoi consiste son travail et l’ampleur de sa mission.
Une mission intégrée au Service commun de documentation (SCD)
« Pour une mission « archives », il y a autant de rattachements possibles que d’université. À Bordeaux Montaigne, le choix a donc été fait de rattacher la mission au SCD. Nous avons en effet des problématiques communes, notamment la bonne conservation des documents. Et il y a une complémentarité entre le travail mené par le SCD et le champ des archives. »
Quand avez-vous commencé votre mission au sein de l'université ?
« J’ai rejoint l’université en septembre 2021, quand la mission a été créée. C’était mon premier poste en sortie d’études. Je suis titulaire de deux masters : un master histoire obtenu à Strasbourg puis un master gestion contemporaine des archives à Mulhouse. Jusque-là, j’avais essentiellement effectué des stages et des vacations dans des services municipaux ou départementaux.
Travailler dans une fac, en tant qu’archiviste, ce n’est pas forcément quelque chose qu’on envisage, ce sont des missions dont on n’a pas connaissance durant nos études alors qu’elles sont intéressantes. Et je voulais aussi découvrir le sud-ouest. Cette mission constituait un gros défi, surtout qu’il y avait tout à construire et que je suis arrivée dans un contexte de chantiers, qui ont pu rendre difficile l’accès à certains bâtiments.
Concrètement, en quoi consiste votre fonction d'archiviste de l'université ?
Je gère les documents produits et reçus par les personnels de l’université. Je suis chargée de leur bonne conservation, de les inventorier et de mettre en place des tableaux de gestion, qui renseignent notamment le « sort » final des documents archivés, s’ils seront conservés ou détruits. Car archiver, c’est choisir.
Il existe un double enjeu : traiter l’arriéré (avant l’arrivée de Modestine Lesquoy en 2021, seul un travail très marginal d'archivage avait été opéré) et ce qui entre dans les archives aujourd’hui, pour éviter l’embouteillage.
Le cycle des archives
« Dans le cycle des archives, il existe trois âges : courant, intermédiaire et définitif. Un document devient une archive dès qu’il est reçu ou produit par quelqu’un de l’université.
L’âge courant correspond à une utilité quotidienne du document.
L’âge intermédiaire est l’étape suivante : le document doit être conservé pour différentes raisons mais il ne représente plus un besoin quotidien. Le service produit alors un bordereau de versement, une à deux fois par an, et les documents sont versés à la mission Archives, sous ma responsabilité.
Enfin, quand le document n’a plus d’utilité administrative – le plus souvent, c’est fixé par la loi –, cela correspond à l’âge définitif. Le document est alors détruit, ou transféré aux archives départementales pour sa conservation. »
Avant mon arrivée, les services géraient eux-mêmes leurs archives. Mais il y a des règles à suivre, contenues dans le Code du patrimoine, qui est un peu notre bible. Par exemple, les destructions de documents impliquent l’accord des archives départementales.
Mon travail comprend aussi la communication des archives identifiées auprès des agents ou du secteur de la recherche, la formation des agents ou encore la question de la valorisation des archives. Sur ce dernier point, il y a la semaine internationale des archives qu’on a exploité à deux reprises avec les collègues du SCD pour mettre en avant ce travail et certains documents.
On a également organisé l’exposition « Immersion Seventies » à la Bibliothèque Rigoberta Menchu, en septembre-octobre 2023. Une trentaine de documents issus des archives ont été exposés, avec environ 13 visites guidées en deux mois, pour presque 80 participants. Les visiteurs ont pu constater l’intérêt historique des documents et aussi l’importance de bien les gérer.
Où en êtes-vous en termes d'avancées ?
À mon arrivée, on avait estimé qu’il y avait 1,8 km linéaires d’archives à traiter, ce qui représentait donc un vrai besoin. On est plutôt proche des 2 km, finalement, parce qu’on découvre toujours de nouveaux locaux et parce que le site Renaudel ne faisait pas partie de la première estimation. Sur ces 2 km donc, 500 m linéaires ont été pris en charge : inventoriés, triés, etc. Et sur ces 500 m, 200 vont être éliminés lors de la première campagne de destruction menée fin février 2024, par broyage.
Le volume traité correspond, pour environ 200 m linéaires, à toutes les archives de la présidence, qui ont réservé de belles surprises : les doyens et les équipes de la présidence ont conservé beaucoup de choses, certaines ayant une forte valeur historique. Une partie de ces archives permet d’ailleurs de combler des vides dans les archives d’autres services, voire de retrouver des documents liés à des services n’existant plus.
La fin ? On n’y sera jamais ! (rires) Sur le temps présent, le volume d’archives numériques est du plus en plus important. Cela pose d’autres enjeux, il s’agit du prochain gros chantier. Le papier est beaucoup plus « visuel », dans le sens où on voit la place qu’il prend, on voit concrètement les boîtes encombrantes. C’est un jeu de chaises musicales pour trouver la place de tout stocker. »
La mission archives en chiffres
21 locaux d’archives dans l’établissement.
2 km linéaires d’archives.
¼ des archives en cours de traitement.
20 services rencontrés.
Contact : Modestine Lesquoy - modestine.lesquoy @ u-bordeaux-montaigne.fr
