Semaine internationale des archives #IAW2026 : le pas-à-pas d'un versement de dossiers administratifs aux Archives départementales - Université Bordeaux Montaigne
Semaine internationale des archives : le pas-à-pas d'un versement
Du 8 juin 2026 au 12 juin 2026
Mis à jour le 13 juin 2026
À l'occasion de la 8e édition de la Semaine internationale des archives (#IAW2026), Watson (le chat des archives) et Modestine Lesquoy (l'archiviste de l'université) vous embarquent dans la découverte des 5 étapes qui permettent d'assurer un versement de dossiers administratifs aux Archives départementales.
La petite histoire d'un versement
Semaine internationale des archives
1 jour, 1 étape (8 - 12 juin 2026)
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1. Identifier le fonds
"Le dernier versement de dossiers individuels d’agents de l’Université aux Archives départementales de la Gironde remonte à 1986 : iI est donc temps de préparer un nouveau versement…
Première étape : identifier et regrouper tous les dossiers d’agents, pour en extraire les dossiers de personnes nées avant 1946. Enseignants, administratifs, vacataires, dans des tiroirs ou sur des étagères, de nombreuses personnes ont effectué tout ou partie de leur carrière à la Faculté des Lettres puis à l’Université Bordeaux III.
Pour s’y retrouver, il va falloir regrouper tous les dossiers jusque là stockés dans des lieux différents."
2. Regrouper les documents et commencer le tri
'Pour y voir plus clair, tous les dossiers ont été regroupés dans une salle de travail et triés par ordre alphabétique. Premier objectif pour Watson, extraire tous les dossiers de personnes nées avant 1946. Verdict ? 1565 dossiers !
Mais qui sont les personnes qui ont travaillé à la Faculté puis à l’Université ? Aucun chat employé à l’université mais beaucoup de profils très variés : des professeurs et des maîtres de conférences, des professeurs invités venant d’universités étrangères, des assistants, des moniteurs et des lecteurs en langue étrangère, des secrétaires, des sténodactylographes, une graphiste, des jardiniers, un photographe, des ouvriers ou bien encore un concierge... et des bibliothécaires bien sûr !
La liste est longue et ces dossiers riches d’informations sur la carrière des personnes et la vie universitaire."
3. Inventorier les dossiers
"Étape suivante mon cher Watson : une fois le tri fait, il faut encore inventorier tous ces dossiers pour faciliter les recherches et préparer le versement aux Archives départementales.
Pour cela, rien de mieux qu’un bon tableur pour consigner toutes les informations clés à dénicher dans les dossiers... :
- Nom
- Nom de jeune fille
- Prénom(s)
- Année de naissance
- Emploi et corps d’emploi
- Observations (attribution d’un titre ou d’une récompense, activités supplémentaires comme directeur d’un service ou d’un UFR, président ou vice-président, détachement à l’étranger)
- … et lorsque c’est possible, un lien vers une notice BnF ou une page d’information sur la personne."
4. ... mais que contient un dossier de personnel ?
"Mais au fait Watson, que contient un dossier de personnel et quelles sont les règles de conservation ?
Le dossier administratif d’agent retrace toute la carrière d’une personne au sein de l’université, depuis son recrutement jusqu’à son départ, à la retraite ou pour un autre établissement. On y retrouve des informations générales d’état-civil, mais également des éléments concernant l’évolution de carrière, la rémunération, les congés, les éventuels déplacements en France et à l’étranger (ordres de mission), de la correspondance ou encore les modalités de départ à la retraite...
Dans le cas des dossiers de professeurs, on peut également retrouver une liste de leurs travaux et publications et les notifications d’éméritat : une vraie mine d’or pour les chercheurs, mais qui n’est pas communicable immédiatement.
Les dossiers sont conservés à l’Université 80 ans à compter de la date de naissance de la personne, avant d’être versés aux Archives départementales. Ensuite, le délai de communicabilité à un lecteur peut aller de 50 ans à compter du départ à la retraite de la personne, voire jusqu’à 120 ans si le dossier contient des informations médicales."
5. Finaliser le versement : reconditionner et rédiger le bordereau
"Il est l’heure de sortir les cartons mon cher Watson !
Au fur-et-à-mesure du tri, tous les objets métalliques (trombones et aiguilles) ont été retirés, ainsi que les élastiques, pour éviter que les documents ne se dégradent avec le temps. Ensuite, afin de finaliser le versement, les dossiers sont reconditionnés dans des boîtes archives adaptées, qui seront cotées pour correspondre au bordereau de versement et faciliter les recherches.
On peut alors commencer la rédaction du bordereau de versement qui accompagnera les boîtes. On y retrouve les informations générales sur l’Université et le service producteur, la Direction des Ressources Humaines, ainsi que les informations sur le contenu du versement : métrage, dates extrêmes, type de document. Toutes les boîtes et les dossiers qu’elles contiennent sont ensuite listées dans la suite du document, chaque boîte étant associée à une cote.
Une fois ces étapes terminées, l’ensemble des documents rejoindra les Archives départementales de la Gironde pour une conservation définitive, mais ils resteront accessibles aux agents de l’Université en cas de besoin."
En bref et en chiffres
Depuis septembre 2021, le Service commun de documentation a pris la responsabilité de la mission Archives de l'université afin de structurer et mieux assurer la conservation de cette richesse documentaire.
En charge de cette mission, Modestine Lesquoy (voir également son portrait) inventorie ce qui a été ou est conservé, fait le lien avec les Archives départementales de Gironde et assure l'accompagnement requis auprès des personnels.
Pour assurer le conservation de près de 1,8 km linéaires de documents d'archives, une trentaine de locaux sont actuellement occupés au sein de l'université, essentiellement en sous-sol, soit 700 m² environ.
Sur environ 400 mètres, les dossiers étudiants constituent une part importante de ces archives, mais bien d'autres documents en font partie.
La consultation des archives de l'université est possible sur demande selon la nature des documents : pour toute question, contactez-nous (archives @ u-bordeaux-montaigne.fr).
Avant 1970, pourquoi les archives de l'Université Bordeaux Montaigne (ex-Bordeaux 3) portent-elles la mention "Université de Bordeaux" ?
Ce n'est qu'à la suite de la loi du 12 novembre 1968 d'orientation de l'enseignement supérieur dite loi Faure que l’Université de Bordeaux (créée en 1896) est scindée en quatre Universités : Bordeaux I regroupe alors Sciences et Droit, Bordeaux 2 la Médecine et les sciences sociales, Bordeaux 3 les Lettres, l'Université de Pau et des Pays de l’Adour voit le jour. En 1994, elles sont rejointes par une quatrième université bordelaise, Bordeaux IV.
En 2014, l’université Michel de Montaigne Bordeaux 3 devient Université Bordeaux Montaigne tandis que les universités Bordeaux 1, Bordeaux 2 et Bordeaux IV fusionnent pour devenir l'actuelle Université de Bordeaux.
Précédemment :
Les 5 commandements des archives de l'université
Du 9 juin 2025 au 13 juin 2025
Pendant la Semaine internationale des archives #IAW2025, Modestine Lesquoy - archiviste de l'université - présente les 5 principes qui garantissent l'accessibilité et la pérennité des archives.
Les Initiales - Exposition "Bordeaux Montaigne : immersion seventies"
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Plongez dans l'histoire du campus avec une exposition d'archives de l'université ! Exposition du 11 septembre au 20 octobre 2023.
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