Semaine internationale des archives #IAW2025 - Les 5 commandements des archives de l'université - Université Bordeaux Montaigne
Les 5 commandements des archives de l'université
Du 9 juin 2025 au 13 juin 2025
Mis à jour le 15 juin 2025
Pendant la Semaine internationale des archives #IAW2025, Modestine Lesquoy revient en images sur les 5 principes qui garantissent l'accessibilité et la pérennité des archives de l'université.
Les "5 C" des archives
Semaine internationale des archives
1 jour, 1 action (9 - 13 juin 2025)
Conseiller, collecter, classer, conserver et communiquer
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Conseiller
"Conseiller est une mission essentielle, notamment pour un service intermédiaire comme la mission Archives. Il s’agit de fournir aide et conseils aux agents des services producteurs pour permettre une bonne gestion des archives dès leur production. Cela peut prendre la forme d’un accompagnement pour la préparation d’un versement ou d’une élimination, mais la mission Archives propose également aux agents une formation "Initiation à l’archivage"."
Collecter
"L’étape de collecte intervient lorsque les services n’ont plus une utilité quotidienne des documents. Ils sont alors transférés dans un local intermédiaire, sous responsabilité de la mission Archives. Des versements réguliers permettent une meilleure organisation des espaces de travail et des documents."
Classer
"Le classement suit la collecte des documents, c’est l’étape de mise en ordre intellectuelle et physique des versements. Les documents sont conditionnés en boîtes archives, identifiés par une cote et un inventaire est rédigé, qui permettra de rendre les documents accessibles à la consultation. En photo, il s’agit des dossiers étudiants de la Direction de la Formation et des Études, classés par ordre alphabétique et organisés dans des compactus."
Conserver
"Les archives sont conservées dans les locaux de l’université le temps de la Durée d’Utilité Administrative puis versées aux Archives départementales de la Gironde pour conservation définitives ou éliminées. La conservation, c’est appliquer des normes de température, de taux d’humidité et de lumière, utiliser un conditionnement adapté et prévenir ou agir les éventuels problèmes comme un dégât des eaux, des nuisibles ou des moisissures."
Communiquer
"La communication est la finalité de la conservation des archives. Il peut s’agir de communication aux services producteurs (la communication interne) et au public (la communication externe). Les archives de l’université sont des documents publics donc librement communicables, avec cependant des délais de communicabilités qui peuvent s’appliquer (50 ans pour des données personnelles par exemple). La communication est par ailleurs liée à la question de la valorisation des documents, qui permet de faire découvrir et connaître le patrimoine de l’établissement."
Depuis septembre 2021, le Service commun de documentation a pris la responsabilité de la mission Archives de l'université afin de structurer et mieux assurer la conservation de cette richesse documentaire.
En charge de cette mission, Modestine Lesquoy (voir également son portrait) inventorie ce qui a été ou est conservé, fait le lien avec les Archives départementales de Gironde et assure l'accompagnement requis auprès des personnels.
En bref et en chiffres
Pour assurer le conservation de près de 1,8 km linéaires de documents d'archives, une trentaine de locaux sont actuellement occupés au sein de l'université, essentiellement en sous-sol, soit 700 m² environ.
Sur environ 400 mètres, les dossiers étudiants constituent une part importante de ces archives, mais bien d'autres documents en font partie.
La consultation des archives de l'université est possible sur demande selon la nature des documents : pour toute question, contactez-nous (archives @ u-bordeaux-montaigne.fr).
Avant 1970, pourquoi les archives de l'Université Bordeaux Montaigne (ex-Bordeaux 3) portent-elles la mention "Université de Bordeaux" ?
Ce n'est qu'à la suite de la loi du 12 novembre 1968 d'orientation de l'enseignement supérieur dite loi Faure que l’Université de Bordeaux (créée en 1896) est scindée en quatre Universités : Bordeaux I regroupe alors Sciences et Droit, Bordeaux 2 la Médecine et les sciences sociales, Bordeaux 3 les Lettres, l'Université de Pau et des Pays de l’Adour voit le jour. En 1994, elles sont rejointes par une quatrième université bordelaise, Bordeaux IV.
En 2014, l’université Michel de Montaigne Bordeaux 3 devient Université Bordeaux Montaigne tandis que les universités Bordeaux 1, Bordeaux 2 et Bordeaux IV fusionnent pour devenir l'actuelle Université de Bordeaux.
Précédemment :
100 ans de doctorats honoris causa à travers les archives de l'université
Du 3 juin 2024 au 9 juin 2024
À l’occasion de la Semaine internationale des archives #IAW2024, Modestine Lesquoy - archiviste de l'université - présente les dossiers de 5 personnalités récompensées par des doctorats honoris causa de l'université.
Les Initiales - Exposition "Bordeaux Montaigne : immersion seventies"
Du 11 septembre 2023 au 20 octobre 2023
Plongez dans l'histoire du campus avec une exposition d'archives de l'université ! Exposition jusqu'au 20 octobre 2023 - Dernière visite guidée jeudi 19 octobre à 14h.
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