Dès que la date de soutenance est convenue, il est obligatoire de prendre contact avec le bureau des soutenances afin de réaliser les 3 étapes nécessaires à la mise en place administrative et logistique de la soutenance.
Dans les 8 semaines qui précèdent la soutenance le doctorant doit déposer son manuscrit au Pôle Production Imprimée (PPI) de l'université pour impression.
Le directeur de thèse quant à lui dépose le formulaire de demande soutenance auprès du bureau des soutenances qui vérifie la conformité du jury (statut, fonction de chaque membre) et le transmet pour validation à la direction de l'ED. Le bureau des soutenances adresse à chaque rapporteur les modalités d'exécution.
Après relecture de l'épreuve et validation par "bon à tirer", le doctorant imprime la thèse qu'il adresse à chaque membre du jury qui en a fait la demande. Il transmet, au format électronique, un exemplaire de ce manuscrit au bureau des soutenances.
A cet envoi, sont joints
Les rapporteurs adressent au bureau des soutenances les pré-rapports qu'ils soient ou non favorables.
Si un avis favorable à la soutenance est émis, la soutenances est validée par le Vice-Président de la Commission de la Recherche.
Les convocations et avis de soutenances ainsi que les pré-rapports sont adressés à chaque membre du jury ainsi qu'au doctorant par le bureau des soutenances.
La soutenance peut avoir lieu