Recrutement Responsable centre de Langues - Université Bordeaux Montaigne

Recrutement

Recrutement d'un(e) responsable du Centre de Langues Bordeaux Montaigne

Catégorie fonction publique : B

Nature du recrutement : Recrutement d’un agent contractuel

Nombre de postes offerts : 1

Date de prise de poste : 3 octobre 2016

Localisation du poste : centre de langues Bordeaux Montaigne pôle Affaires générales UFR Langues

Rémunération brute mensuelle : 1 546,48 euros

 

Date limite de retour des candidatures : 23 septembre 2016

Adressées à : pole-biatoss @ u-bordeaux-montaigne.fr

    

    Missions 

Assurer la gestion du Centre de Langues Bordeaux Montaigne :

  • les certifications langues CLES-CLUB Montaigne
  • les cours du soir en langues
  • l’Unité d'Enseignement langue option 2 (et LV2 établissements sous convention)
  • la formation continue
  • les TOEIC, TOEFL, TFI
  • les relations avec le CIEP
  • les Relations Internationales du Centre
  • l’ingénierie de formation sur plateforme

 

      Activités principales

1)      Gestion de scolarité administrative et pédagogique des certifications en langues pour non spécialistes (CLES/CLUBM)

Formation initiale

  • Inscriptions administratives (IA) des usagers de Bordeaux Montaigne et extérieurs à UBM,
  • Inscriptions pédagogiques (IP) des usagers de Bordeaux Montaigne et extérieurs,
  • Suivi du guichet unique sur la chaîne d’inscription,
  • Formation des personnels affectés aux inscriptions administratives de juillet à septembre
  • Préparation et mise à jour des documents relatifs à l’inscription (dossiers d’IA, fiches IP, bulletins de versement, procédures d’inscription et mise en ligne)
  • Elaboration des calendriers cours et certifications
  • Vérification des droits d’inscription au CLBM avec le PPAF et l’agence comptable
  • Collaboration avec la Direction des Etudes pour la préparation des inscriptions administratives
  • Mandataire des recettes
  • Gestion des demandes d’annulation et remboursement en collaboration avec la Direction des Etudes et l’Agence comptable
  • Organisation et coordination des examens et préparation des documents pour sessions en synchrone (Antenne d’Agen et UPPA)
  • Saisie des résultats et édition des certificats
  • Accueil du public (physique, téléphonique, mails)
  • Élaboration des statistiques des certifications et des cours (remontées statistiques de la Coordination nationale + statistiques UBM)
  • Interface avec étudiants, enseignants, Coordination nationale CLES, établissements sous convention
  • Gestion dans le logiciel APOGEE (IA, IP, résultats)
  • Paramétrage du logiciel APOGEE (structure des enseignements, modalités de contrôle des résultats, règles de calcul) et édition des certificats
  • Gestion des étudiants handicapés pour les sessions d’examens
  • Mise en œuvre de la règlementation nationale (CLES) et universitaire (CLUB Montaigne)
  • Evaluation des formations
  • Gestion de la mise en ligne de l’offre de formations CLES-CLUBM et d’actualités via le Content Management System.

Formation continue

  • Modélisation dans APOGEE des versions d’étape formation/certification,
  • Élaboration et mise en œuvre des procédures d’inscription,
  • Edition des contrats et conventions des formations professionnelles
  • Collaboration avec le bureau finances de l’UFR et la DAF pour le suivi des contrats et des paiements
  • Accueil et gestion du public de formation continue
  • Inscription des stagiaires de la formation continue et délivrance des attestations de présence

 

2)      Gestion pédagogique de l’Unité d'Enseignement Langues option 2 (UE langue transversale) à l’ensemble des formations de l’université
  • Travail en coordination avec les autres UFR de rattachement des étudiants concernés,
  • Mise à jour des fiches inscriptions UE langue option 2 et de la procédure
  • Suivi pédagogique (transmission des notes aux UFR)
  • Session de rattrapage : organisation des oraux, collecte des résultats et transmission aux UFR concernées

 

3)      Gestion pédagogique d’une Unité d'Enseignement langue vivante des établissements sous convention/ Chargée des partenariats
  • Relations avec les établissements extérieurs (COMUEA et conventions : Bordeaux Sciences Agro, Ecole d’architecture, ESSAC, IPB, IOA, UB (étudiants et personnels), ICART, EFAP, ENSEIRB, Rectorat)
  • Inscriptions administratives et inscriptions pédagogiques
  • Transmission des résultats et de l’assiduité aux établissements
  • Participation avec la chargée de mission aux réunions de coordination avec les établissements concernés.
  • Suivi des conventions

 

4)      Collaboration avec la coordination nationale des CLES
  • Participation aux colloques organisés à Grenoble
  • Remontées statistiques des résultats
  • Diffusion du cahier des charges

 

5)      Participation à la politique de valorisation des langues et conduite de projets en collaboration avec la Vice Présidente déléguée à la politique des langues
  • Assistance administrative et logistique à la Vice-Présidente politique des langues
  • Projet d’organisation d’évènements culturels autour des langues (Sylvie L)
  • Participation, en collaboration avec le service communication et la Vice-Présidente déléguée, à l’élaboration et la diffusion de plaquettes de communication et d’une newsletter auprès du réseau de partenaires.
  •  Participation au stand pré-rentrée, journée du futur étudiant et salons (L’Etudiant et Aquitec)
  •  Participation au projet de la Cité des Langues Etrangères, du Français et de la Francophonie
  •  Participation au projet du test japonais, le JLPT
  • Participation et mise en place de nouvelles formations et certifications
  • Participation à l’élaboration du dossier d’accréditation CLES et suivi des habilitations
  • Elaboration et suivi du budget prévisionnel et réalisé du CLBM en collaboration avec le bureau général et finance
  • Mise à jour des groupes/charges pédagogiques en collaboration avec la Vice-Présidente déléguée et la Cellule d'Aide au Pilotage
  • Collecte et vérification des emplois du temps auprès des enseignants responsables
  • Collaboration avec le bureau logistique pour les emplois du temps
  • Paramétrage des emplois du temps et des groupes sur APOGEE et gestion des capacités sur APOGEE
  • Transmission des emplois du temps aux partenaires internes et externes à UBM

 

6)      Encadrement et formation
  • Du personnel vacataire en période d’inscription
  • Du personnel permanent (4 Equivalents Temps Plein)
  • Des stagiaires

 

Compétences principales

Savoir sur l’environnement professionnel 

  • Règlementation
  • Procédures de scolarité formation initiale
  • Procédures de gestion au titre de la formation continue
  • Notions de base en management
  • Logiciels de bureautique et messagerie
  • APOGEE
  • Bureau virtuel
  • Hyperplanning
  • Content Management System
  • Elaboration de tableaux de bord
  • Assistance pédagogique auprès des enseignants

Savoir-faire opérationnels 

  • Gestion des conflits
  • Rigueur, organisation et méthode
  • Capacité à hiérarchiser et prioriser les activités
  • Autonomie et sens de l’initiative
  • Qualités relationnelles avec l’ensemble des interlocuteurs
  • Sens du contact avec le public
  • Diplomatie
  • Maitrise de soi
  • Gestion du stress
  • Capacité de travail
  •  Adaptabilité, polyvalence
  • Respect de la confidentialité
  • Formation et encadrement des personnels permanents et vacataires

 

Compétences linguistiques 

Anglais : Compréhension écrite et orale : niveau II Expression écrite et orale : niveau II

Sujétions particulières :

  • Disponibilité,
  • Travail en autonomie,
  • Activité soutenue tout au long de l’année
  • Soutien à la Vice Présidente en charge de la politique des langues

 

Environnement professionnel :

1)      Au sein de l’établissement :

Interne (au sein de l’Unité de Formation et de Rercherche) :

  • Lien direct avec la vice-présidente déléguée à la politique des langues
  •  Directeur et Directeur adjoint
  • Lien avec les bureaux licences et masters,
  • Lien avec le Pôle affaires générales (Pôle accueil, bureau logistique et bureau général et finance)
  • Lien avec les enseignants

Externe :

  • Lien avec les services centraux
  • Lien avec les autres UFR (UE Langues)

2)      Hors Bordeaux Montaigne

  • Coordination nationale CLES
  • Lien avec les établissements sous convention (IOA, Bordeaux Sciences agro, IPB, UB, ICART, EFAP)
  • Lien avec l’antenne d’Agen
  • Lien avec l’UPPA
  • Lien avec les entreprises et OPCA

 

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